資料作成の上手い人が持つ秘密の5ステップ
ビジネスで資料を作る場面は無数にあります。たとえば、会議の進行を円滑にするための資料、現状を報告するための資料、企画を通すための資料などです。つまり、資料作成はビジネスパーソンにとって避けられないスキルなのです。しかし資料作りで失敗するケースも少なくない。たとえば、意味の分からない資料、意味は分かるけど腑に落ちない資料、腑に落ち納得できるけど行動に移せない資料。このような資料はすべて失敗です。資料は「人を動かす」ことで初めて価値を持ちます。このような失敗を避ける資料作成術「失敗しない資料作成の5ステップ」を解説していきたいと思います。
資料は“人を動かして”はじめて意味を成す
図表1：資料の3つのレベル
資料には3つのレベルがあります。最初が「分かる資料」、次が「納得できる資料」、目指したいのは「動かす資料」です。「分かる」とは頭で理解した状態。「納得する」とは腑に落ちた状態。「動かす」とはアクション（意思決定や具体的な行動など）に導ける状態。つまり、資料作成の目的は「人を動かす」ことなのです。
私は資料作成でずいぶんと苦労しました。そもそも私は文章を書くのが苦手です。小学生時代から国語の成績は悪く、仕事の報告書を昔習った起承転結で書き「小学生の作文みたいだ」と怒られました。人を動かすにはほど遠い資料でした。
図表2：失敗しない資料作成の5ステップ
私は「資料作成の上手い人には何か秘密があるのではないか？」と思いその資料を写経するようになりました。疑問があればすぐに質問をする。
ある日、私はあることに気が付きました。それは、パソコンで資料を作成する「前」が非常に重要だ、ということです。そのことに気がついてから劇的にスキルが向上しました。それをまとめたのが「失敗しない資料作成の5ステップ」です。
では、次のページから5つのステップを簡単に見ていきます。
資料作成の上手い人が持つという秘密の5ステップ①
ステップ1:準備する
図表3：資料のベクトル「位置づけ」「期待値」「方向性」
このステップでは、資料を作る前に押さえておくべき3つのポイントを明確にします。
- 位置付け（shape&positioning）
- 期待値（who&value）
- 方向性（before&after）
先ずは、資料の置かれている状況（位置付け）をハッキリさせます。たとえば、会議資料であれば「進行をサポートするサブとなる資料」なのか「討議を盛り上げるメインとなる資料」なのか、企画資料であれば「構想の合意を得るための資料」なのか「最後の承認を得るための資料」なのか、などです。
位置付けがハッキリしたら、「誰の期待にどの程度応える資料なのか？」を考えます。たとえば、会議の進行をサポートするサブ資料であれば「課のメンバー向け」に数枚の資料を準備し「横道にそれない」ようにする、企画承認のための資料であれば「役員向け」にポイントを絞ったエグゼクティブサマリーを作り「承認を得られる」ようにする、などです。
そして、資料の方向性を考えます。資料を見た前後で「どのような変化を期待するのか？」です。たとえば、会議資料であれば議題にあがった「問題の解決案が出ている状態」、企画承認の資料であれば「承認が得られている状態」、などです。
資料作成の上手い人が持つという秘密の5ステップ②
ステップ2:設計する
図表4：骨子と各章の論理展開
このステップで資料の大まかな流れを作ります。
- スケルトン（骨子）を作る（章立て）
- 論理展開を考える（IREPの組み立て）
- 自分の体験や思いを組み込む箇所を考える
スケルトンは資料の大きな構成（章立て）です。私はいつも3つの要素をベースに章立てを考えています。
- オープニング部 → 準備段階で用意したもの（位置付けなど）など
- ボディ部 → 本題
- エンディング部 → オープニングとボディのサマリー、ネクストステップなど
各章の中の流れはIREPで組み立てます。
- I（Issue） → 論点（議題、視点、評価軸など）
- R（Reason） → 理由（論拠、裏付、証明など）
- E（Example） → 例示（事例、見通し、体験など）
- P（Point） → 主張（結論、示唆、提言など）
ちなみに「I→R→E→P」の順番にこだわる必要はありません。「E→P→I→R」や「P→R→P」などのように自由に組み立てます。たとえば、会議資料であれば「オープニング部でI（議題）とR（なぜその議題なのか？）、ボディ部でI（議題の検討ポイント）とP（どの程度議論すべきかのゴールイメージを示唆）、エンディングはI（次回の議題）とR（なぜその議題なのか？）」でよいでしょう。
資料のどこかにあなた自身の「体験」や「思い」を組み込んでおくと、資料に温かみとリアリティが出てきます。一個人の主観的な意見や体験にすぎませんが、客観的な事実と論理展開がならぶ「冷たい資料」の中でひときわ輝き、受け手の感情を動かすことができるでしょう。
資料作成の上手い人が持つという秘密の5ステップ③
ステップ3：手で書く
図表5：ドラフトは3ステップで手書きする
パソコンを使う資料作成をする前に、このステップで手書きのドラフト（下書き）を作ります。
- 各ページ（スライド）の3つの要素（タイトル・メッセージライン・パーツ）
- 3ステップで徐々に作る（タイトルレベル→視点レベル→配置レベル）
- 3つの流れを意識する（全体の流れ・ページ間の繋がり・ページ内の繋がり）
図表6：各ページ（スライド）の3つの要素
いきなり3つの要素「タイトル」「メッセージライン」「パーツ」を書いてはいけません。最初は、タイトルだけ書いた資料を作ります。次に、視点レベルのメッセージラインとパーツ（例：「売上の推移がわかるグラフ」「決定事項と未決事項」など）。最後に、パーツの配置（例：「決定事項は左に配置、未決事項は右に配置」など）を作ります。
このように徐々に作っていきます。そのとき常に流れを意識してください。全体の流れは通っているのか？前後のページの繋がりは不自然になっていないか？ページの中でタイトル・メッセージライン・パーツの繋がりに問題はないか？などです。
資料作成の上手い人が持つという秘密の5ステップ④
ステップ4：作り込む
図表7：資料は徐々に作りこむのがコツ
このステップではパソコンを使い資料化をしていきます。ステップ3で作ったドラフト（下書き）を、ただ書き写せばよいというわけではありません。
- 先ずは、ステップ3で作成したドラフト（下書き）をパワーポイントなどにそのまま写す
- 3ステップで徐々に作り込む（概要レベル→詳細レベル→完成レベル）
- 体裁ルール（フォントやカラー、配置など）や用語集（言葉の統一のため）を作る
作り込むときに「いきなり100％を目指さない」ようにします。全体の流れ・ページ間の繋がり・ページ内の繋がりを意識し徐々に作り込んでいきます。先ずは、ステップ3で作成した下書きをパワーポイントなどにそのまま写す。これが概要レベルになります。次に、メッセージラインに「メッセージ」を記載し、作るパーツを「具体化」する。最後に、パーツを作り込み全体的に整えていきます。
企画提案書のようなガッツリつくる資料の場合には、各段階で関係者を集めたレビューをすると良いでしょう。そして体裁と用語を統一するために、忘れずに体裁ルール集と用語集も作ります。
資料作成の上手い人が持つという秘密の5ステップ⑤
ステップ5：仕上げる
図表8：資料のシンプルさの塩梅
このステップは最後の仕上げです。魂は細部に宿ると言います。このステップを入れるか入れないかで資料の質が変わります。
次の3つを実施します。
- よりシンプルに
- 体裁や流れを確認する
- 相手に合わせる
全体の流れ・ページ間の繋がり・ページ内の繋がりを意識しながら、削れるところは削りまくります。たとえば、文書を短くする、不必要なパーツを省く、ページごと削除するなどです。よりシンプルにしましょう。そのとき体裁もチェックし適時修整します。
相手に合わせるとは「相手の普段使っている表現や体裁に合わせる」ということです。たとえば、色使い（例：コーポレートカラーなど）や言葉の使い方（例：である調、ですます調など）などです。
資料作成を成功に導くボトルネックファインディング
- Step 1. 準備する → 資料のベクトル（資料作成目的など）を明確にする
- Step 2. 設計する → 資料のストーリー（骨子や展開など）を設計する
- Step 3. 手で書く → 資料のドラフト（下書き）を手書きで作る
- Step 4. 作り込む → パソコンなどで資料を作り込む
- Step 5. 仕上げる → 最後に資料を整え仕上げる
いかがだったでしょうか？
